Es necesario que sepas que es importante hacer una evaluación de tu negocio de forma regular para asegurarte de que va por buen camino y una de las partes más importantes de tu negocio está en el control de inventario. Una de las primeras prácticas que se deben hacer es preguntarte si ¿cuentas con los productos correctos disponibles?, si ¿has perdido ventas por no contar con productos solicitados?, o incluso si ¿has perdido dinero por tener un exceso de existencias?
En este artículo veremos: las técnicas básicas para mejorar el control de inventarios, explicaremos también lo que debes de buscar en un software de gestión de inventarios y compartiremos los 7 pasos para mejorar el control de inventarios.
Antes de comenzar debes saber que es el control o gestión de inventario
Esta es la parte que tiene como objetivo tener siempre los productos necesarios en la cantidad correcta para la venta, en el momento adecuado y evitar que los productos se agoten y que los fondos se inmovilicen por exceso de existencias, al hacer esto de forma efectiva, podrás reducir los costos de llevar un exceso de inventario y maximizar tus ventas.
Un buen control de inventario puede ayudarte a rastrear tu inventario en tiempo real, lo cual agiliza este proceso. También puedes asegurarte de que los productos se vendan a tiempo para evitar el deterioro u obsolescencia, o gastar demasiado dinero en existencias que están ocupando espacio en un almacén.
Un buen software de gestión de inventario debe tener los siguientes puntos:
- Mantiene un registro de tu inventario en tiempo real
- Te ayuda a pronosticar la demanda
- Te ayuda a prevenir el exceso de existencias y materias primas
- Permite un análisis de inventario fácil en cualquier dispositivo
- Optimiza la organización del almacén y el tiempo de los empleados
- Permite la gestión de múltiples ubicaciones, el seguimiento del inventario en varias ubicaciones o almacenes
Ahora sí conoce los 7 pasos para mejorar el control de inventarios.
1. Ten tu pronóstico de ventas
Contar con una proyección de ventas es vital, y estos deben calcularse basándose en factores tales como el historial de ventas, tendencias del mercado, el crecimiento esperado para la empresa, así como estrategias y promociones de marketing, entre otros aspectos.
2. Utiliza el método primeras entradas primeras salidas (PEPS)
Las mercancías deben venderse en el mismo orden cronológico en que fueron compradas o creadas. Esto es especialmente importante para productos perecederos como alimentos, flores y maquillaje. También es una buena idea para productos no perecederos, ya que los artículos que permanecen por mucho tiempo pueden dañarse, o de otra manera estar desactualizados y no ser vendibles.
3. Identifica stock de baja rotación
Es decir, si tienes un artículo que no se ha vendido en lo absoluto en los últimos 12 meses, es muy probable que tengas que dejar de almacenar ese o esos productos. Puedes considerar diferentes estrategias para deshacerte de ellos, ya sea mediante descuentos especiales o promociones, incluso dar como producto gratis en la compra de otro artículo. Recuerda que es mejor no tener exceso de inventario, ya que se desperdicia tanto espacio como capital.
4. Ten una clasificación de tu inventario
Debes saber cuáles son los productos con mayor, mediana y poca rotación, basándonos en esta clasificación tendrás controles más estrictos sobre los artículos y las decisiones que tomes de los mismos.
5. Usa un software de control de inventarios en la nube.
Busca un software con análisis de ventas e inventario en tiempo real, con esto podrás tener información automáticamente actualizada de inventario cada vez que se realice una venta, lo que da oportunidad a verificar que productos están bajos en inventario, agotados y tomar decisiones a tiempo de compras de productos.
6. Realiza auditorías al stock
Incluso si utilizas en buen software de control de inventario, es bueno ejecutar periódicamente un conteo del material para asegurarse que lo que está en existencia (stock) coincida con lo refleja el software.
Muchas empresas hacen un inventario físico anual de fin de año, hay casos donde se realizan de manera semestral, e incluso hay empresas que lo hacen de manera mensual en aquellos productos que tienen más movimiento y se necesita un mejor control de los mismos.
7. Analiza constantemente los niveles de existencia
El contar con un sistema que brinde la información en tiempo real permitirá tener conocimiento de las existencias en inventario, prioridades de pedidos, llevar control de backorder, saber el costo de inventario, etc., lo que ayudará a ahorrar tiempo y dinero, ya que el software hará el trabajo por ti.
Como podrás darte cuenta al departamento de inventario se le debe prestar mucha atención, porque de este depende que sé de todo el funcionamiento de la empresa, si no tenemos inventario, ¿Qué vamos a administrar?, ¿Qué vamos a vender?, ¿Qué vamos a comprar?, ¿Qué vamos a promocionar?, de aquí la importancia de tener un control y conocimiento del mismo.
Aunque puede escucharse como una actividad muy complicada y tediosa, no tiene por qué ser así. Gracias al área de inventario que tiene el sistema de Admintotal podrás tener de manera sencilla un control y manejo de información detallada y en tiempo real, y acceder a ella en cualquier dispositivo, siempre y cuando tenga conexión a internet, ya que es un sistema que está en la nube.