Ya son bien conocidos los grandes beneficios de guardar los documentos en un servidor remoto de acceso a través de la internet. Cualquiera de estos servicios, como son los más conocidos ICLOUD de Apple, OneDrive de MS, Drive de Google u otros como Drop Box. Ofrecen un buen espacio de almacenamiento que complementa la memoria de almacenamiento de nuestros dispositivos, la posibilidad de acceder a la información desde múltiples dispositivos y diferentes lugares (casa, oficina, en viajes etc). Sin embargo, para obtener más beneficios es importante organizar nuestra información en las distintas nubes. Compartimos contigo buenas razones para organizar la información en la nube.
1.Organiza
Nada te quita más tiempo que estar buscando de arriba a abajo en un directorio o carpeta el archivo que subiste ayer a la nube y no recuerdas dónde quedó. Amontonar documentos ilimitadamente dentro en un solo lugar no ayuda. Por eso debes Organizar una estructura o árbol de carpetas con nombres que hagan referencia a distintos grupos de información que manejas; por ejemplo, carpetas de Fotos, Pdfs, Cotizaciones, comprobantes de pagos etc. otra forma de organizar puede ser carpetas por meses, donde guardes por ejemplo las fotos de cada temporada o los comprobantes de pagos de gastos de cada mes.
Puedes crear tantas Carpetas o Folders o Directorios como gustes, incluso puedes crear grupos de directorios. Y lo mejor es que estos no consumen espacio de almacenamiento.
2. Aumenta tu productividad
Además de utilizar la nube como un espacio de almacenamiento de tus documentos, puedes aprovechar las herramientas de productividad que ofrecen los diferentes proveedores del servicio. Se trata de aplicaciones gratuitas (por lo general) que se ejecutan online y que te permite trabajar editando tus documentos en tiempo real con el servicio de guardado automático y con la posibilidad de compartirlos con colaboradores o compañeros de trabajo. De esta manera no ocupas editarlos-modificarlos-enviarlos; cuando trabajas en un proyecto compartido.
3. Estandariza
El uso de aplicaciones de productividad en línea te ofrece la gran oportunidad de estandarizar el formato y las versiones de tus documentos, Cuando trabajas en equipo y llevas todo el proyecto en la nube evitas el problema que se presenta cuando los documentos se crean y editan con las aplicaciones nativas en cada computadora de cada uno de los integrantes y es muy común que no manejen todos las mismas versiones o actualizaciones del software. Las aplicaciones de trabajo Online se están actualizando constantemente y mejorando.